اتوماسیون کسب و کار چیست؟

اتوماسیون کسب و کار استفاده از فناوری برای تکمیل فرایندهای تجاری با حداقل دخالت انسان است. یک فرایند تجاری یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت ها است که برای تحقق یک هدف سازمانی خاص مانند تحویل محصول به مشتری یا آوردن کارمند جدید استفاده می شود.

یک فرایند تجاری اغلب با یک اقدام شروع می شود – به عنوان مثال ، تهیه گزارش هزینه کارکنان. گزارش ثبت شده مجموعه ای از مراحل گردش کار از پیش تعیین شده را آغاز می کند که با بازپرداخت هزینه کارمند خاتمه می یابد. هدف BPA نه تنها جایگزینی کار دستی با اتوماسیون بلکه ساده سازی و بهبود مراحل گردش کار است که فرآیند را تشکیل می دهد: هنگامی که یک فرآیند تجاری به صورت خودکار انجام می شود ، گام هایی در گردش کار موجود – زنجیره های ایمیل و انتقال اسناد ، برای مثال – حذف می شوند

براساس گزارشی از موسسه فارستر (Forrester) با عنوان وضعیت اسف‌بار تحول دیجیتال در سال ۲۰۱۸، تاکنون ۳۲ درصد از مشاغل هنوز تعالی فرآیند و اتوماسیون گردش کار را انجام نداده‌اند و هنوز اتوماسیون کسب و کار آنها استارت نخورده است. البته آن امار در کشور ما رقمی بسیار بیشتر از رقمی است که فورستر به آن اشاره کرده است. این تحولات، جنبه های اساسی برای جلب رضایت مشتری و افزایش درآمد محسوب می‎شوند. اگر می خواهید لیست بلند بالایی از مشتریان راضی داشته باشید، باید شروع به تمرکز روی تعالی فرآیند نمایید. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار راهی ساده و کارآمد برای شروع حرکت در آن مسیر است.

مزایای اتوماسیون کسب و کار

۱٫ اتوماسیون کسب و کار باعث افزایش کارآیی و استانداردسازی می شود که به نوبه خود ، مزایای تجاری زیادی از جمله افزایش بهره وری ، هزینه کمتر ، درآمد بیشتر و خدمات بهتر به مشتریان را به همراه دارد.

۲٫ خارج کردن انسانها از کارهای تکراری که بهتر توسط ماشینها انجام می شود ، موجب صرفه جویی در وقت و کاهش خطاها می شود ، به شرطی که مراحل این فرآیند به خوبی مشخص شده و مشروط به تفسیر محدود باشد و موارد استثنا – مواردی که در آن مداخله انسان مورد نیاز است – به اطلاع برسد. افراد مناسب توسط سیستم اتوماسیون فرایند برای حل به موقع. اتوماسیون گردش کار وظایف پیش پا افتاده نیز کارکنان را آزاد می کند تا بر کارهای با ارزش تر تمرکز کنند.

۳٫ با متمرکز کردن یک کسب و کار از طریق اتوماسیون ، سازمانها همچنین شفافیت جریان کار خود را به دست می آورند. نرم افزار BPA وجود دارد که به شرکت ها این امکان را می دهد تا تمام مراحل فرآیند را در یک داشبورد مشاهده کنند و وضعیت فعالیت های فرایند را از بررسی وظایف گرفته تا فرایند تأیید نمایان سازند. اتوماسیون همچنین می تواند از رعایت مقررات انطباق اطمینان حاصل کند.

۴٫ BPA در تلاش شرکتهای امروزی برای تبدیل شدن به مشاغل دیجیتال اهمیت فزاینده ای یافته است. تحول دیجیتالی به اتوماسیون فرآیند بستگی دارد ، که اغلب با تبدیل اطلاعات به فرمت های قابل خواندن رایانه شروع می شود که بعداً بخشی از اتوماسیون کل سازمان می شوند.

کدام یک از فرآیندهای کسب و کار را باید به صورت مکانیزه و یا خودکار انجام دهید؟

برخی از عواملی که می تواند نیاز به اتوماسیون را نشان دهد شامل موارد زیر هستند:

• حجم وظایف بالا است
• افراد زیادی برای اجرای وظایف لازم هستند.
• زمان انجام کارها و تاخیرها به درستی قابل تشخیص نیست.
• نیاز به وجود مسیرهای پیگیری و حسابرسی وجود دارد.
• برخی کارها تکراری و در نتیجه خسته کننده است.
• کارها و همچنین نحوه انجام آنها به افراد در سازمان وابسته است.
• نظم کارهای پایین است و نمی توان رویه ای واحد برای ایجاد خروجی ها در نظر گرفت.
• گزارشات مورد نیاز به لحظه و یا حتی به درستی در اختیار قرار نمی گیرد.
• ……

اگر یک سلسله فعالیت با تمام معیارهای ذکر شده در بالا مطابقت داشته باشد، به احتمال زیاد شما نیاز دارید که فرآیند کسب و کار خود را مکانیزه و خودکار نمایید. برای اینکه تصویری واضح تر به شما ارائه دهیم، چندین فرآیند که معمولا در کسب و کار ها به صورت مکانیزه و خودکار درمی‎آیند، در ادامه ارائه شده است.

• پدرخواست مرخصی کارمندان
• تدارکات
• فرآیندهای مرکز تماس
• سفارش های فروش
• پیگیری زمان و حضور و غیاب
• محاسبه حقوق و دستمزد
• صورتحساب ها
• مجموعه ها
• راه اندازی محصول

بهترین روش‎ها برای اتوماسیون کسب و کار

مشاغلی که به احتمال زیاد در تلاش های اتوماسیون کسب و کار خود موفق می شوند هنگام پیاده سازی اتوماسیون در جریان کار خود از دو ابزار و همچنین سه روش مهم و اصلی استفاده می کنند.

ابزارهای اتوماسیون کسب و کار:

• مکانیزاسیون فرایندهای کسب و کار که توسط سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزارهای BPMS) انجام می شود. وظیفه نرم افزار BPMS این است که به کسب و کار شما کمک می‎کند تا با کمک مدلسازی، تجزیه و تحلیل فرایندها و مکانیزاسیون آن‌ها بتوانید فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید. نرم افزار BPMS شما قادر می کند تا بدون با حداقل برنامه نویسی و حتی بدون برنامه نویسی بتوانید فرایندهای خود را مکانیزه کنید و اتوماسیون را در کسب و کار خود مستقر کنید.
• خودکارسازی فعالیت ها که با کمک ربات های نرم افزاری (RPA) انجام می شود. RPA یک پیشرفت نویدبخش در زمینه خودکارسازی فعالیت ها در کسب و کار است که باعث نرخ بازده سرمایه گذاری (ROI) ۳۰ الی ۲۰۰ درصدی در سال اول می‌شود. احتمالا کارمندان نیز آن را دوست داشته باشند. ربات های نرم افزاری (RPA) در حال حاضر تاثیرگذاری عمیقی بر کسب و کار دارد. RPA یا Robotic Process Automation (اتوماسیون فرآیند روباتیک)، یک تکنولوژی است که به یک نرم افزار کامپیوتری این اجازه را می دهد که اعمال انسان را هنگام استفاده از یک سیستم دیجیتالی (از صفحات وب گرفته تا نرم افزار های پیچیده)، شبیه سازی و یکپارچه کند. نکته مهم در این خصوص این است که نرم افزار بیزاجی قابلیت اتصال به انواع ربات های نرم افزاری را دارد و از این جهت یک ویژگی فوق العاده به شمار می رود.

Business intelligence

سه روش مهم و اصلی در اتوماسیون کسب و کار:

• اهداف خاص اتوماسیون را تعیین نموده و نتایج را با رویکرد اتخاذ مرحله به مرحله ارزیابی نمایید

سرمایه گذاری در اتوماسیون کسب وکار در کشور ما بر خلاف سایر کشورهای جهان، ارزان است ولی اگر سرمایه ­گذاری ها به خوبی در جریان کار مشاغل یکپارچه نشده و نتوانند به هزینه، ایجاد درآمد، ایمنی یا سایر اهداف کسب و کار دست یابند، این خطر وجود دارد که در صورت تجدید نظر در دو یا سه سال بعد، سرمایه گذاری انجام شده در زمینه اتوماسیون کسب و کار با عنوان هزینه های بدون تدبیر طبقه بندی شوند.

کسب و کارهای زرنگ و دانا با بررسی دقیق اهداف، فرآیندهای و کسب و کار خود و سپس تعیین اینکه سرمایه گذاری در اتوماسیون چه میزان بازدهی می‎بایست داشته باشد، خودکار سازی را انجام می‎دهند. کسب و کار‎ها اتوماسیون را در فازهای مختلف تعریف می‎کنند تا بتوانند در برابر معیارهای انتظاری که تعیین کرده اند آن را بسنجند. اگر اتوماسیون انتظارات را برآورده نکند، سرمایه گذاری را محدود خواهند کرد. این رویکرد گام به گام آنها را از خطرات سرمایه گذاری های بزرگ که ممکن است نتیجه نگیرد نجات خواهد داد.

• کارمندان را در حین اتوماسیون کسب وکار آموزش دهید

قبل از اینکه بانک ها نرم افزار وام خودکارسازی شده خود را معرفی کنند، کارکنان مسئول وام به طور جداگانه برنامه های وام را بررسی کرده و تعیین می کردند که چه میزان وام می دهند. اگرچه آنها از انطباق با مصوبات نظارتی مطمئن می‎شدند، اما تصمیم گیری هایشان در مورد وام ها همیشه یکنواخت نبود. این امر باعث ایجاد ریسک می شد. هنگامی که بانک‎ها نرم افزار تصمیم گیری خودکار وام را ارائه دادند که توسط مجموعه ای یکسان از قوانین تحت پوشش کار می کنند، کارکنان باید به طور کامل در فرآیند کسب و کار جدید آموزش ببینند تا نه تنها بتوانند روند کار را درک نمایند، بلکه بدانند نقش های اصلاح شده آنها در آن چه خواهد بود. این فرآیند آموزش یک شبه اتفاق نیفتاد و نیاز به سرمایه گذاری در وقت و تلاش زیاد داشت، اما بانک ها را قادر ساخت تا به اهداف خود برسند.

• همیشه برای همه اتوماسیون ها گزینه انسانی در صورت عدم موفقیت داشته باشید

در سال ۲۰۰۱، پزشکان آمریکایی اولین عمل جراحی را به صورت عمل از راه دور توسط بازوی روباتیک انجام داده و کیسه صفرا را از داخل بدن یک بیمار در شرق فرانسه خارج نمودند. یک جراح انسانی در اتاق عمل در فرانسه ایستاده بود تا در صورت عدم موفقیت اتوماسیون روباتیک، بتواند خود ادامه کار را به دست گیرد. عمل جراحی موفقیت آمیز بود و ربات همانطور که انتظار می رفت عمل کرد.

کلیه فرآیندهای کسب و کار حاوی اتوماسیون باید مفاد مشابهی را وضع کنند. یک انسان باید در صورت لزوم بتواند وارد میدان شود. به این ترتیب شرکت می تواند در صورت اختلال در اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به عملکرد خود ادامه دهد.